おすすめの情シスアウトソーシングサービスを紹介します！

IT・情シス業務にどのような課題を感じる？WEBアンケートで調査！

当サイトでは、IT・情シス業務にどのような課題を感じるかについてのWEBアンケートを実施しました。情シスアウトソーシングサービスについて詳しく解説する前に、まずは実際にIT・情シス業務にどのような課題を感じている人が多いのか見ていきましょう。

第1位は「セキュリティ対策が不安」でした。近年はサイバー攻撃や情報漏洩のリスクが年々増加していますが、多くの中小企業では十分なセキュリティ対策が取られていません。とくに専任の情シス担当者がいない企業では、セキュリティ意識や知識不足が顕著であることも事実です。

また、限られた予算の中でITインフラを維持している企業では、最新のシステムやクラウド化への移行が進んでいないことからもセキュリティリスクが生じているといえます。セキュリティ対策に関する投資は後回しにされがちですが、万が一の事態が起きる前に日頃から十分な対策をしておくことが必要不可欠です。

第2位は「社内にIT人材がいない」でした。全国的にIT人材不足が深刻化していますが、その傾向は今後も悪化していく可能性があります。とくに中小企業ではIT人材の確保が非常に難しく、大企業とのIT格差は今後ますます広がるでしょう。

第3位は「情シス担当者の負担が重い」でした。IT人材の確保が難しく、限られた人数で情シス業務を担当しているという中小企業も少なくありません。情シス業務は多岐にわたることからも、一人ひとりの担当者の負担が重くなってしまうでしょう。

第4位は「業務が属人化している」でした。情シス業務はITに関する知識やスキルが求められることから、どうしても属人化してしまいがちです。そのため、担当者が長期間休んだり退職したりした場合、情シス業務に手が回らなくなってしまうというリスクがあります。

アンケートの結果は以上となります。企業によってさまざまなIT・情シス業務の課題を抱えていますが、このような課題を解決してくれるのが、情シスアウトソーシングサービスです。

ここからは、情シスアウトソーシングサービスの詳しいサービス内容や利用のメリット・デメリット、費用相場などについて解説します。セキュリティへの不安やIT人材不足など、IT・情シス業務に関する課題を感じている方はぜひ参考にしてみてください。

情シスアウトソーシングサービスとは？

とくに中小企業において、人手不足や体制づくりが進まないなどの課題を抱えやすい情シス部門ですが、そもそも情シスとはどのような業務のことを指すのでしょうか。ここでは情シスについて詳しくご紹介するほか、情シスアウトソーシングサービスが求められるようになっている背景についても解説します。

そもそも情シスとは？

情シスとは「情報システム部門」の略称で、企業内でのITに関する幅広い業務を担当する部署のことです。具体的には社員に配布しているPCの管理・調整や操作方法のレクチャー、各種システムのアカウント管理やシステム監視、システム障害時の対応などが挙げられます。

大手企業では部署として確立されていることが多いですが、中小企業においては部署ではなく担当者1～2名ほどアサインすることが多いため、担当者の負担が大きくなってしまうケースも珍しくありません。

情シスアウトソーシングサービスが求められる背景

昨今多くの中小企業に注目されているのが、情シス部門が担っている業務の一部をまたは全部を外部に委託できる情シスアウトソーシングサービスです。

このようなサービスが求められるようになった背景には、昨今の急速なIT化やリモートワークなどさまざまな働き方の確立などが挙げられます。情シス部門の業務量が膨大になっているにも関わらず、とくに中小企業ではIT人材の確保が間に合っていないとされています。

情報システムを担当している社員のなかには、もともと情シスとして採用されておらず、専門知識がない状態で対応しているという人も少なくありません。このような場合にセキュリティへの対策が十分に行われず情報漏洩やサイバー攻撃のリスクが高くなっていたり、最新のシステムを活用できずに業務効率の低下を招いていたりすることもあるでしょう。

さらに担当者が少ないため業務が属人化してしまい、万が一退職者が出てしまった場合に十分な引き継ぎができないままになってしまうというケースも珍しくありません。この場合新たに担当になった社員の負担はさらに大きくなってしまい、業務効率化から遠のいてしまうこともあります。

こういった人材不足や知識不足などを早期に解決するための方法として、情シスアウトソーシングサービスが大きく注目されているのです。情シスアウトソーシングサービスに依頼すれば、情シス関連の豊富な知識を持つ人材をすぐに確保することができ、企業の人材確保や育成にかかる負担を減らしてくれます。

もちろん現在の情シス担当者の負担を大きく軽減することもでき、属人化を防いでくれるというのも大きな特徴です。アウトソーシングであれば早期に退職するなどのリスクもないため、持続的なIT人材の確保にもつながります。

さらに、情シスアウトソーシングサービスではつねにIT業界の最新情報も保有しており、知識が不足している企業にも、新しい知識や技術を提供していくれます。これにより、社内のITリテラシーの向上や維持ができるという点でも、情シスアウトソーシングサービスは重宝されているのです。

情シスアウトソーシングサービスに依頼できること

情シスアウトソーシングサービスでは、情シス業務やそれに関連するさまざまな業務を請け負っていることが多いですが、その範囲はサービスによって異なります。ここでは、多くの情シスアウトソーシングサービスが提供している基本的なサービスについてご紹介します。

キッティング

キッティングとは社員に配布するPCやスマホの各種設定や、ソフト・アプリのインストール、アップデートなどを行うセットアップ業務のことをいいます。配布された社員がすぐに使えるようにすることが目的ですが、入社や退職、異動が多い時期には業務量が増加してしまい、担当者の負担も大きくなってしまいます。

その点キッティングを情シスアウトソーシングサービスに依頼すれば、機器の扱いに精通しているプロのスタッフが正確に、そしてスピーディに作業を行ってくれます。キッティングの作業がなくなるだけでも、担当者の負担はかなり軽減できるでしょう。

システム構築・運用・保守

企業ごとのニーズに沿ったシステム構築や運用、保守なども情シスアウトソーシングサービスで対応できます。すべてのシステムを構築する場合は、社内の業務状況や社員の要望などを加味した設計を行う必要があり、運用開始後には監視や不具合への対応も行わなければなりません。

そのためシステム構築～保守には専門的な知識や技術が求められますが、その人員を確保するだけでも負担となってしまいます。その点情シスアウトソーシングサービスに依頼すれば、経験や知識が豊富なスタッフが企業ごとのニーズに合わせた構築や運用、保守を行ってくれるため安心です。不測の事態への対応も行ってくれるサービスであれば、社員の時間外勤務などの負担も軽減できるでしょう。

セキュリティ対策

IT化を進めていくと必ず課題となるのがセキュリティ対策です。昨今ではサーバー攻撃や情報漏洩などの手口も多種多様になっているため、さまざまな角度から最新のセキュリティ対策を実施する必要があります。

しかし、情シス部門の知識が不足している企業では対策方法すらわからないというケースも珍しくありません。情シスアウトソーシングサービスでは外部脅威から守るための環境構築をはじめ、ウイルス対策ソフトの選定・導入、パスワード管理まで幅広く対応してくれ、つねに最新のセキュリティシステムを提供してくれます。

カスタマーサービス・ヘルプデスク

社内のヘルプデスクも、情シスアウトソーシングサービスに依頼できる業務のひとつです。問い合わせに対応したり、問題を解決するためのサポートをしたりする時間が長引くほど、情シスの担当者は本来の業務に割ける時間が少なくなってしまいます。

なかにはITベンダーへの窓口となってくれるような情シスアウトソーシングサービスもあるため、このようなサービスを活用すると負担の大きくなりがちな連絡の手間を大幅に軽減できます。また、さまざまな問題をリモートで解決してくれるサービスも多く、よりスピーディに対応できるため安心感があります。

コンサルティング

業務効率化のためにどのようなシステムが必要であるか、運用方法をどうするか、そのスケジュールは…と社内のシステムを大きく変える場合には考えなければならないことが数多くあります。しかし、そのようなノウハウを持っている社員がいなければ、思ったようにシステムの導入や運用を進めていくことはできません。

情シスアウトソーシングサービスでは、企業ごとに最適なシステムを見極めたり、どのように運用していくか、研修のスケジュールはどうするかといった細かな部分まで提案する、コンサルティングのサービスを提供していることもあります。スムーズな業務効率化を目指すのなら、このようなサービスを利用できる情シスアウトソーシングサービスに依頼するのがおすすめです。

情シスアウトソーシングサービスのメリット・デメリット

情シスアウトソーシングサービスを利用することには、さまざまなメリットがあります。その一方で事前に知っておきたいデメリットもあるため、ここではメリットとデメリットの両方をご紹介します。

情シスアウトソーシングサービスのメリット

まずは情シスアウトソーシングサービスを利用するメリットを見ていきましょう。

業務効率化

情シスアウトソーシングサービスの大きなメリットのひとつが、スムーズに業務効率化を図れることです。すでにご紹介しているように情シスの業務は多岐にわたり、IT化が進むにつれて担当者の負担は増していきます。対応する業務が増えるほど労働時間が長時間化したり、業務が滞ってしまったりすることも少なくありません。

さらに十分な専門知識を持たいない社員が情シス部門に配属されていると、業務を効率化することは難しくなってしまうでしょう。だからこそ、アウトソーシングサービスの利用で情シス業務を軽減でき社内業務を効率化できます。情シスの業務に余裕が生まれると、スムーズな運用体制を構築することができるでしょう。

DX化推進

情シス担当者は、日々のIT運用に追われるあまり、本来注力すべき開発業務や新しいツールの導入に十分な時間を割けない状況になることも珍しくありません。

情シスアウトソーシングサービスに日常のIT運用を任せることで、情シス担当者がDX推進に集中できる時間を生み出すこともできます。これにより、早急なDX化を行うことも可能になるでしょう。

コスト削減

情シスアウトソーシングサービスの利用はコスト削減にもつながります。情シス担当者には高い知識や豊富な経験などが求められますが、そのような人材を確保するためには多くの時間や費用がかかり、また人材確保ができても早期に退職してしまうリスクもあります。

その点情シスアウトソーシングサービスを利用すれば、多くのコストを掛けなくても効率的に情シス人材を確保できるのです。

属人化の解消

情シス部門にさまざまな業務や管理を任せすぎるあまり、担当者が休むと社内の業務がうまく回らなくなってしまうこともあります。さらに、突然の休職や退職などの場合に情シス担当者からの引き継ぎが十分にできず、その後の社内業務に大きな支障をきたすこともあるでしょう。

アウトソーシングサービスを利用すれれば、このような業務の属人化を防ぐことができ、不測の事態にも備えられます。

情シスアウトソーシングサービスのデメリット

情シスアウトソーシングサービスを利用するうえで知っておきたい、デメリットについても見ていきましょう。

ノウハウが蓄積しにくい

情シスアウトソーシングサービスを利用すると、社内に情シスのノウハウが蓄積しにくいとうデメリットがあります。

これはすべてをアウトソーシングに頼ってしまうことで、社内での採用や教育が行われないことによって起こり得ることです。いずれ社内だけでも情シス業務をスムーズに行っていきたいと考えているのであれば、アウトソーシングに依頼しつつも社内の体制を整えていく必要があるでしょう。

情報漏洩のリスク

情シス業務は他部署よりも機密情報を扱う部分が多く、それが外部に漏れてしまうと重大な損失につながってしまいます。だからこそ、アウトソーシングサービスを依頼する場合は信頼性や実績などを確認し、委託先を見極めることが大切です。

費用対効果を見極める難しさ

情シスアウトソーシングサービスを利用する場合、当然ですが一定の費用がかかります。業者によってさまざまなサービスが提供されているため、費用と内容のバランスを見極めることが難しいというデメリットがあります。

とくに専門知識がない企業は判断しにくい部分でもあるため、いくつかのサービスを比較して費用対効果の高いサービスを選びましょう。

情シスアウトソーシングサービスの選び方

情シスアウトソーシングサービスの需要が高まっていることから、提供されているサービスの数も増えており、どれを選べばいいかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは、そんな方のために情シスアウトソーシングサービスを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

対応可能な業務範囲

基本的な業務のほかに、さらに範囲を広げて対応していたり、ある分野に強みを持っていたりと、情シスアウトソーシングサービスはそれぞれ異なる特徴を持っています。たとえばシステムの導入から保守まで一括で対応しているサービスもあれば、特定の業務に特化したサービスもあるため、選ぶ際には注意が必要です。

また、導入や提案をしてくれる機器やメーカーについても事前に確認しておく必要があるでしょう。たとえばノーベンダーの立場でサポートを提供しているサービスであれば、特定のメーカーやサービスに偏ることなく、依頼者の事業規模やビジョン、解決したい課題などを踏まえたうえで必要な機器やツール、サービスを提案してくれるはずです。

まずは情シスアウトソーシングサービスにどこまで依頼したいのか、解決したい課題はなにかなどを明確にし、必要なサービスを提供してくれる情シスアウトソーシングサービスを選びましょう。

サポート形式

リモートでの対応であるか、現地での対応が可能であるかなど、サポートの形式も情シスアウトソーシングサービスによって異なります。おすすめなのは、リモートだけでなく半常駐や常駐といった、多様なサポート形式を柔軟に提供してくれるサービスです。

豊富な形式を提供しているサービスであれば、はじめは常駐してもらい情シスの体制を整え、ある程度体制が整いノウハウも蓄積してきたらリモートに切り替えるなども可能です。どれが自社に合っているのかわからないという場合も、幅広い対応が提案できるサービスなら不安を感じることもないでしょう。

また、急な対応が可能であるかも重要なポイントです。たとえば担当者が急に退職することになった場合、短期間で引き継ぎを完了してくれるなどのサービスであれば安心です。

セキュリティに関する取り組み

情シス業務をアウトソーシングに依頼するということは、企業の重要な情報を預けるということでもあります。そのため、セキュリティに関する取り組みを徹底的に行なっている情シスアウトソーシングサービスを選び、情報漏洩のリスクを抑えることが大切です。

情報セキュリティに関しては国際規格である「ISO27001」や、情報資産を保護する「ISMS」を取得しているかどうかがひとつの基準になるでしょう。信頼性の高さを証明するものでもあるため、安心して依頼するためにも、各サービスの公式サイトなどをチェックして確認しておきましょう。

導入実績

これまでの導入実績も、情シスアウトソーシングサービス選びでチェックしておきたいポイントのひとつです。どのような業種や規模の情シス業務を担当していたのか、実際に導入した企業の評価はどうかなどを知っておくと、ミスマッチを防ぐことができるでしょう。

対応している企業規模も情シスアウトソーシングサービスによって異なるので、自社に合った対応を行ってくれるかどうかも確認するのがおすすめです。導入実績は各サービスの公式サイトに掲載されていることが多いので、そちらを参考にしてみてください。

情シスアウトソーシングサービスの費用相場

情シスアウトソーシングサービスの費用は、依頼する業務範囲やサポート形式などによって大きく変わります。たとえ規模が小さい企業であっても、使用しているシステムの難易度が高い場合は費用が高くなるケースもあります。

一般的に、日々の定型業務を依頼する場合は比較的リーズナブルに利用できますが、開発や運用などが必要な場合は高額になるでしょう。費用の目安は下記のようになっています。

• 社内ヘルプデスク：5万円～100万円/月
• テクニカルサポート：10万円～150万円/月
• システム開発：内容ごとに異なる

このように情シスアウトソーシングサービスは費用にかなりの幅があるので、まずは自社に必要なサポートを見極めて複数のサービスに見積もりを依頼するのがおすすめです。

情シスアウトソーシングサービス導入までの流れ

初めて情シスアウトソーシングサービスを利用する方のために、ここではサービスを導入するまでの一般的な流れをご紹介します。

ヒアリング・提案

まずは各企業のニーズを正しく把握するために、ヒアリングが行われます。ここでは利用しているシステムの構成や運用のプロセス、現場のニーズや現在のIT部門の体制などを確認し、サービスを導入することで解決したい課題を明確にしていきます。

その内容に基づいて、導入するべきサービスやおすすめのプランなどが提案されます。具体的な見積もりも出してもらえるので、内容を確認して自社のニーズを満たしているかを判断しましょう。

契約・導入準備

内容に問題がなければ契約となり、導入前の準備が進められていきます。作業の優先度や重要性なども確認しながら進めていき、既存のシステム環境から新たな体制に移行するまでの具体的な計画を行います。

移行期間中にシステムの停止がある場合などは、スタッフへの周知やテストなどを実施し、トラブルが発生しないよう厳重に準備をします。

導入・運用開始

すべての準備が整い、テスト運用でも問題がなければ、いよいよ本格運用がスタートします。ただし導入したらそれで終わりというわけではありません。初期段階で不具合がないか、さらなる改善が必要な部分はないかなどを確認し、必要であればサポートを受けましょう。

アウトソーシングを活用して情シス業務の課題を解決しよう

情シス部門の業務を改善したい、知識や技術のある社員がおらずIT対応が進んでいないといった課題を抱えている企業は、ぜひアウトソーシングサービスを活用して課題を解決しましょう。

数多くのサービスが提供されていますが、自社のニーズに合ったサービスを提供してくれ、信頼性の高いサービスを選ぶのがおすすめです。気になる情シスアウトソーシングサービスがあれば、まずは問い合わせをしてみてください。