IT化には興味があっても「難しそう」「本当に効果があるのか？」と不安を抱える中小企業の経営者は少なくありません。IT化には導入コストや社内のITリテラシー、業務に合うシステム選定などさまざまな課題があります。そして、適切に導入できれば業務効率化や売上向上が期待できます。この記事では、IT化を成功に導く方法を解説します。
中小企業のIT化を阻む課題
中小企業のIT化を阻む課題は複数ありますが、代表的なものは「導入コストの高さ」や「社員がITに詳しくない」「現場の仕事に合わないかもしれない」などの不安から来る要素です。
IT化というと「高額なシステム導入が必要なのでは？」と思われがちです。しかし、最近ではクラウドサービスやサブスク型のITツールが充実しており、小規模でも低コストで導入できるサービスが増えています。
たとえば数百万円かかると思われている業務管理ツールの導入も、月額数千円のクラウドツールで十分対応できることがあります。
また、社員がパソコンやシステムに慣れていないから無理と感じていても、今のITツールは初心者でも直感的に使えるものが多いです。スマホのアプリを使うように、簡単な操作で業務ができるツールを選ぶことで、ITに詳しくない人でもすぐに使えるようになります。
「うちの業務は特殊で、市販のITツールでは対応できない」というケースも、多くのITツールはカスタマイズが可能で、自社の業務に合わせられる柔軟さがあります。会計ソフトでもクリニック向けや製造業向け、建設工事業向けなど、特定の業種に向けたものを選んで導入することで解決可能です。
中小企業がIT化を進めるメリット
IT化の最大のメリットは、手作業を減らし、業務をスムーズにすることです。たとえば、紙の書類を電子化することで管理を容易にしたり、手作業のデータ入力を自動化したり、チャットツールの導入で社内コミュニケーションをスムーズにすることが挙げられます。
IT化前は毎月手書きで作成・郵送していた請求書を、IT化後はシステムで自動作成可能です。また、ワンクリックで送信可能になれば作業時間が大幅に短縮され、社員の負担を軽減できます。
IT化は導入時に初期投資コストがかかりますが、長期的にみるとコスト削減につながることもメリットです。たとえば、書類の電子化は紙の印刷代や郵送費が不要になり、人手がかかっていた業務を自動化することで人件費削減につながります。
また、業務を自動化することでミスが減り、修正コストがかからないようになります。IT化は、マーケティングや営業活動の効率化も可能です。ホームページやSNSを活用することによる新規顧客の獲得、オンライン販売による売り上げアップ、データ分析で顧客ニーズを把握しリピート率を向上できます。
デジタルマーケティングを適切におこなうことで、従来の顧客だけでなく幅広い層にリーチ可能です。これにより、企業認知度の向上、サービスの普及拡大などが期待できます。
中小企業のIT化を成功させるコツ
「IT化をはじめよう！」と思っても、やみくもに始めることはおすすめできません。中小企業のIT化を成功させるためには「小さく始める」「使いやすさの重視」「社員と一緒に始める」の3ステップを意識することで、スムーズに導入できます。
IT化は、一度にすべての業務を変えようとすると、現場の混乱を招きます。まずは小さな部分から試し、徐々に拡大することがポイントです。最初の導入は、社内の連絡をLINEやSlackにしたり、紙の書類をGoogleドライブで共有したりして、シンプルなツールから始めることをおすすめします。
ITツールはメールより手軽にコミュニケーションがとれ、データ管理が楽になります。簡単なIT化により、IT化に対するハードルを下げられることでしょう。
また、IT化は使いやすさを重視し、現場が使えることを最優先しましょう。システムの「高機能」よりも「使いやすさ」を優先し、現場の社員が直感的に使えるツールがおすすめです。
スマホやタブレットでも使えること、操作がシンプルで分かりやすいこと、サポートが充実していることなどがチェックポイントです。IT化を経営者だけが決めると、現場の社員が「面倒くさい」「使いにくい」と感じ、定着しづらくなります。
また、実際に使う人の意見を取り入れながら進めることが成功の鍵です。導入前に現場の社員に試してもらい意見をもらったり、導入後も定期的にフィードバックを集め改善していくことが成功につながるアクションです。
また「IT知識や用語に詳しくない」ことがネックとなっている場合は、専門家のサポートや外部の支援サービスを活用することをおすすめします。
中小企業向けのITコンサルタントや情報システムアウトソーシングサービス、商工会議所の相談窓口を活用することで、IT化をスムーズに進められます。また、国や自治体の「IT導入補助金」や「DX支援制度」の活用で費用負担を軽減でき、IT化のハードルをさらに下げられます。
まとめ
本記事では、中小企業のIT化における課題や成功のコツを解説しました。中小企業のIT化を阻む課題は、ITに対する苦手意識や知識の乏しさ、導入コストの高さなどがあります。また、自社の業種が特殊な場合も「適切なIT化ツールがないのでは？」という不安があります。中小企業がIT化を進めることで、業務効率化やコスト削減、売上向上が期待できます。IT化を成功させるためには、小さく始め徐々に拡大すること、現場の声を聞き入れることが大切です。具体的なIT化の導入手順の検討時間がない場合や、どこから始めていいかわからない場合は、情報システムアウトソーシングやコンサルタントを利用することをおすすめします。
