ライセンスは、業務上でソフトウェアやツールを導入する際に必要になります。複数のソフトウェアやツールを活用していると、管理が難しくなってしまうことも珍しくありません。本記事では、ライセンス管理について詳しく紹介していきます。ライセンス管理が必要な理由と効率化のポイントについても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
ライセンス管理の概要
ライセンス管理とは、業務で使用しているソフトウェアを使用許諾契約書の記載内容通りに利用するために、管理を行うことです。
ソフトウェアには、それぞれ1ライセンスでいくつの端末までインストールが可能などのルールが定められており、ルールに違反すると最悪の場合膨大な違約金を請求されます。
1つでも有料のソフトウェアを業務で使用しているなら、しっかりとライセンスの管理を行い、使用許諾契約書で定められた範囲内で正しく利用しましょう。
ライセンス管理が必要な理由
ライセンス管理が必要な理由としては、損害賠償の発生を予防できることや、無駄なライセンスの購入を無くせることなどが挙げられます。ここでは、時間がかかったとしても適切なライセンス管理を行う必要がある理由を詳しく紹介します。
損害賠償の発生を予防できる
各ソフトウェアのライセンスには、それぞれ1ライセンスあたりの利用可能人数が決められています。規定人数以上でライセンスを使用していた場合には、ソフトウェア会社から損害賠償請求をされる恐れがあるため、注意が必要です。
ソフトウェアを不正に使用していないか確認されるケースは稀ですが、損害賠償の発生を防ぐには日ごろからしっかりとライセンスの管理を行うことが大切です。
セキュリティ強化に役立つ
適切にライセンスの管理を行っていないと、気がつかない内にセキュリティが十分ではないフリーソフトを業務で利用していたり、ソフトウェアをアップデートせずに使い続けていたりといった事態が発生しやすくなります。
ライセンス管理はセキュリティの強化にも役立つので、リソースを割いてでも適切に管理することが大切です。
無駄なライセンスの購入を無くせる
ライセンスを正しく管理できれば、無駄に多くのライセンスを購入してしまう事態を防げます。ソフトウェアによっては、1ライセンスで数万円から数十万円かかるケースも珍しくないので、無駄なライセンスの購入を無くすことができれば、経費を大きく削減できるでしょう。
長年ライセンスの管理を行っていなかったのであれば、無駄に多くの費用を支払っている可能性も考えられるので、すぐにでもライセンス管理を行うことをおすすめします。
ライセンス管理を効率化させるポイント
最後に、ライセンス管理を効率化させるポイントをまとめて紹介します。ライセンス管理を効率的に行いたい場合は、定期的に管理体制や管理方法を見直し最適化することが大切です。
管理するライセンスに優先順位をつける
これまで適当にライセンスの管理を行っていたのであれば、まずは管理するライセンスに優先順位をつけることから始めましょう。たくさんのソフトウェアを業務で使用している場合、ライセンスを適切に管理しようと思っても、膨大な時間がかかってしまいます。
そのため、管理するライセンスに優先順位を決め、優先順位が高い順にライセンス情報をまとめておくことをおすすめします。優先順位の決め方に迷った際は、万が一契約違反が起きた時にリスクが高い、高額なライセンスから優先的にまとめると良いでしょう。
管理ツールを導入する
ライセンス管理を効率的に行うには、管理ツールの導入が有効です。管理ツールを導入すれば様々なライセンスの情報をまとめて管理できるため、ライセンス情報を調べたいと思った際に簡単に必要な情報を見つけられます。
ソフトウェアライセンスを管理するためのツールは複数存在するので、ライセンス管理ツールで検索をかければ簡単に見つけられるでしょう。
情シスアウトソーシングサービスを利用する
業務でたくさんのソフトウェアやツールを使用しており、とても自社で管理を行うことは困難な場合もあるでしょう。そんなときは、情シスアウトソーシングサービスを利用することがおすすめです。
情シスアウトソーシングサービスとは、名前の通り情報システム部が担うような業務を任せられるサービスです。情シスアウトソーシングサービスを利用すれば、時間がとられる面倒なライセンス管理などの業務を一括で任せられるため、業務負担の大幅な軽減が期待できます。
自社でライセンス管理を行うリソースがない場合は、ぜひ情シスアウトソーシングサービスの利用を検討してください。
まとめ
本記事では、ライセンス管理とは何かについて紹介しました。ライセンス管理を社内の人材で対応することが難しい場合は、情シスアウトソーシングサービスの利用がおすすめです。情シスアウトソーシングサービスとは、情報システム部が担う業務を任せられるサービスで、一部だけの委託はもちろん、すべてを一括で任せることも可能です。情シスアウトソーシングサービスには、専門知識を持ったプロが在籍しているため、知識のない方では適切な対応が難しいライセンス管理も安心して任せられます。ライセンス管理で悩んだ際は、ぜひ情シスアウトソーシングサービスの利用を検討してください。本記事が、ライセンス管理に悩みを抱えている人のお役に立てれば幸いです。
