Google Workspaceは、オンライン業務で必要なツールがひとまとめになった便利なサービスです。よく耳にするものの、業務に活用する具体的な方法や基本的な使い方がわからない人もいるかと思います。そこで本記事では、Google Workspaceの使い方と具体的な活用方法、有効活用するためのコツを詳しく紹介します。
Google Workspaceがすぐれているポイント
オンライン上での業務を効率的に進めるために開発されたツールはいくつも存在します。その中で、Google Workspaceがとくに優れているポイントをまとめて紹介します。オンライン業務を円滑に進めるためにツールの導入を検討している人は、ぜひ参考にしてください。
コラボレーション機能
Google Workspaceには、初めから複数人で同時に作業を行える機能が搭載されています。そのため「利用したいファイルを別の人が開いているから作業が行えない」といったトラブルが起こる心配がありません。これにより、一般的なグループウェアと比べて効率的に作業が行えます。
同時にドキュメントやスプレッドシート、スライド、動画の編集・コメント・閲覧が行える人数は、最大100人までです。100人を超える大規模な業務で利用しない限り、同時作業可能人数の制限で不便を感じることはないでしょう。
検索機能
Google Workspaceの各ツールには、それぞれ精度の高い検索機能が搭載されています。数か月前に使用したファイルなども、検索機能を利用すれば簡単に探し出せます。スライドやドキュメント、スプレッドシートなど、複数のツール間のファイルを一括で検索することも可能です。
管理者向け機能
Google Workspaceには、管理者機能も搭載されており、管理者側からアクセス制限やファイルの公開範囲に制限をかけられます。業務に活用する上で、特定の人以外に見られたくないファイルなどが出てくることもあるでしょう。
しかし、制限機能を利用すれば簡単に管理が行えます。なお、管理者機能にはログをチェックできる機能も搭載されており、グループ内の各ユーザーの行動履歴なども細かくチェック可能です。
Google Workspaceの使用例
次に、使用例をいくつかまとめて紹介します。Google Workspaceは知識がない人でも直感的に操作できるツールが大半を占めており、様々な使用方法が可能です。業務上での活用方法に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークの推進
Google Workspaceには、電子メールやチャット、オンライン会議、スプレッドシートなどのオンライン上で業務を円滑に行うために必要な様々なツールが含まれています。
そのため、テレワークを推進したい際にも便利です。含まれている多くのツールは、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも利用できます。そのため、自宅のテレワーク環境が十分に整っていない人でも扱うことが可能です。
社内コミュニケーションツールとして活用する
Google Workspaceには、メールとチャット、オンライン会議の3つのツールが含まれており、社内コミュニケーションツールとしても活用できます。
コミュニケーションツールとして選べる選択肢が1つではなく、3種類用意されている点が嬉しいポイントです。1種類のツールのみを利用することはもちろん、用途ごとに使い分けるといった利用の仕方も可能です。
セキュリティの強化
Google Workspaceでは、2段階認証を利用することができ、テレワーク下でのセキュリティの強化にも役立ちます。ファイルへのアクセス権限がある端末を誤って紛失してしまったとしても、不正なアクセスを予防できます。
Google Workspaceを有効活用するには
最後に、より有効的に活用するためのポイントを紹介します。Google Workspaceは、直感的に利用できるツールがほとんどですが、いくつかのポイントを抑えることでより有効活用することが可能です。
アドオンを活用する
Google Workspaceは、そのままでも問題なく利用できます。しかし、利用用途にあわせて必要なアドオンをインストールすることで、より有効活用できます。アドオンとは、機能を追加するためのプラグインのことです。
Google Workspaceのアドオンとしては、外部サービスとの連携機能や、電子署名が簡単に作成できる機能などが用意されています。使い方に慣れて不満点が出てきたら、アドオンの導入も検討してみると良いでしょう。
カレンダーを活用する
有料版では、グループ内でひとつのカレンダーを共有できます。事前設定を行うだけでユーザー1人1人が設定を行わなくても、グループ内メンバー間で予定の共有が行えるようになるため、日程調整を行う際に大変便利です。有料版を導入する際は、ぜひカレンダー機能も活用してみてください。
共同プレゼンター機能を活用する
Google Workspaceには、複数人で同時にプレゼンテーションが行える「共同プレゼンター」という機能が搭載されています。共同プレゼンターでは、複数人が同時にプレゼン資料を確認することができます。そのため、合同でプレゼンを実施する際に便利です。
まとめ
本記事では、オンライン上で業務を行う際に必要になる様々なツールがひとまとめになった便利なサービス「Google Workspace」の使い方と活用方法を紹介しました。Google Workspaceには、専門的な知識を持たない人でも直感的に操作できるツールが多く含まれており、複数人で同時に作業を行いたいシーンに最適です。情報システム部門の人手不足で悩んでいる場合は、情報システム部門の業務を一括で委託できる情シスアウトソーシングサービスの利用がおすすめです。情シスアウトソーシングサービスを利用すれば、社内リソースの不足などの問題を簡単に解決できます。情報システム部門の人手不足で悩みを抱えているなら、ぜひ情シスアウトソーシングサービスの活用を検討してみてください。
